Processus pour se conformer aux exigences

Confirmation écrite d'un Accord de DPA du payeur électronique

Au moins 15 jours civils avant le premier DPA prévu dans un Accord électronique, vous devez envoyer une confirmation écrite au payeur.

Consultez l'annexe IV de la Règle H1 pour connaître les éléments obligatoires de confirmation (PDF, 501 ko)

Remarque : Si votre entreprise et le payeur êtes d'accord, la période habituelle de 15 jours pour la livraison à l'avance de la confirmation écrite peut être réduite, mais elle ne doit jamais être inférieure à 3 jours. On ne peut pas renoncer à la confirmation

Autorisation supplémentaire pour les DPA sporadiques

L'Accord de DPA du payeur doit comprendre des dispositions à cet effet.

Un Accord de DPA du payeur qui autorise des DPA sporadiques doit préciser que l'entreprise émettrice doit obtenir l'autorisation en bonne et due forme du payeur, conformément à la Règle H1, pour chaque DPA sporadique dans le compte du payeur.

Par exemple, on pourrait utiliser à cette fin l'enregistrement d'une communication téléphonique au cours de laquelle le payeur autorise le DPA avec un mot de passe ou un code secret, à la condition que l'Accord de DPA du payeur pour un DPA sporadique soit déjà en place.

Exigence de préavis

Si le montant des DPA varie ou si vous prévoyez ajuster le montant indiqué dans l'Accord de DPA du payeur, vous devez aviser ce dernier par écrit au moins 10 jours avant la date du retrait, à moins que le payeur n'ait accepté, dans l'Accord de DPA du payeur ou dans une autorisation à part, de réduire cette période de préavis ou d'y renoncer, ou s'il vous donne instruction directement de modifier le montant.

Exception : L'envoi d'un préavis n'est pas obligatoire s'il s'agit d'un changement apporté au montant du DPA à la suite d'une réduction d'une taxe fédérale, provinciale ou municipale.

Remarque : Si une clause prévoyant la réduction de la période de préavis standard de 10 jours ou la renonciation au préavis est incluse dans l'Accord de DPA du payeur, elle doit être mise en évidence (soulignée, surlignée ou en gras) afin que le payeur puisse la remarquer plus facilement.

Conservation des Accords du payeur et des autorisations

Vous devez conserver une copie de chaque Accord de DPA du payeur, qu'il soit autorisé par une signature ou par un moyen électronique, pendant qu'il est en vigueur et pendant au moins un an après le dernier débit préautorisé. Vous devez pouvoir les produire sur demande.

Toutes les autres autorisations, y compris les autorisations concernant les DPA sporadiques, doivent aussi être conservées selon les mêmes délais.

Dispositions pour l'annulation par le payeur

Vous devez renseigner les payeurs sur la façon d'annuler le mécanisme de DPA dans votre Accord de DPA du payeur.

Vous devez aussi donner suite aux directives du payeur qui demande d'annuler ses DPA en temps opportun. Il faut le faire avant le prochain retrait prévu, à la condition que vous ayez reçu la demande suffisamment à l'avance (habituellement quelques jours) pour vous permettre de le faire. Vous devez voir à ce que toutes les demandes d'annulation de DPA soient faites dans les 30 jours suivant leur réception.

Remarque : Bien que le payeur puisse annuler l'Accord de DPA en tout temps, cette annulation ne touche pas les obligations financières courantes que le payeur a à l'égard de votre entreprise dans le cadre d'un contrat élargi, comme un bail.

Avis aux clients en cas de changement de nom de votre entreprise

Si vous modifiez le nom de votre entreprise, vous devez envoyer un avis écrit à chaque payeur au moins 10 jours avant le prochain DPA.

Transfert de l'Accord de DPA du payeur à une autre entreprise

Vous ne devez transférer aucun de vos accords contractuels avec les payeurs pour les DPA à une autre entreprise (par exemple, par une vente de l'entreprise ou d'une unité commerciale ou à une agence de recouvrement, aux endroits où cela est par ailleurs permis) à moins que vous n'ayez fourni au payeur tous les détails du transfert, y compris le nom et les coordonnées de la nouvelle entreprise, au moins 10 jours avant l'émission du premier DPA au nom de la nouvelle entreprise proposée.

De plus, vous ne pouvez pas transférer votre Convention d'adhésion ou un contrat équivalent avec votre institution financière à une autre partie sans le consentement écrit de votre institution financière.

Responsabilité – demandes de remboursement des payeurs

Pour les payeurs particuliers

Si un payeur conteste la validité d'un DPA dans un délai de 90 jours civils et qu'il prétend que le débit n'a pas été effectué conformément à ses directives, l'institution financière du payeur est tenue, en vertu des règles de Paiements Canada, de rembourser les fonds. Le DPA sera ensuite réacheminé par le système de compensation, et Desjardins vous l'imputera de nouveau.

Pour les payeurs entreprises

Pour les DPA d'entreprise, le délai de recours est de 90 jours civils si le payeur soutient qu'il n'y a pas d'Accord et de 10 jours ouvrables pour les autres écarts.

Conditions de remise en compensation des DPA retournés

Si un DPA est retourné en raison d'insuffisance de provisions, vous pouvez le réémettre seulement 1 fois, et il faut le faire dans les 30 jours suivant la date de transaction initiale. Si vous réémettez le DPA, il doit être exactement du même montant que celui de la transaction initiale.

Avis de changement des renseignements bancaires du client

Si vous recevez de la part de Desjardins un Avis de changement vous annonçant une modification dans le numéro de transit de la succursale ou dans le numéro de compte du payeur, mais que celui-ci n'a pas changé d'institution financière, vous devez mettre à jour vos dossiers en ajoutant les nouveaux renseignements afin que les DPA puissent être acheminés efficacement dans le bon compte.