Négocier avec des interlocuteurs étrangers

La conduite d'une négociation à l'international est influencée par plusieurs facteurs liés à la géographie, la culture, la langue, le contexte, le temps, les lois, etc. Voici des conseils pour réduire les risques et les coûts du processus de négociation et vous préparer à entreprendre des pourparlers fructueux avec un interlocuteur étranger.

La négociation constitue l'étape déterminante d'un projet d'affaires et doit par conséquent impliquer des interlocuteurs crédibles et avisés pour conclure, dans des délais raisonnables, une entente qui soit avantageuse pour toutes les parties. La conduite d'une négociation à l'international est d'autant plus ardue qu'elle est influencée par plusieurs facteurs liés à la géographie (distance, fuseaux horaires), la culture, la langue, le contexte, le temps, les lois, etc.

Voici des conseils pour réduire les risques et les coûts du processus de négociation et vous préparer à entreprendre des pourparlers fructueux avec un interlocuteur étranger.

Points clés à travailler avant d'entamer une négociation à l'étranger

Il est recommandé de ne jamais se hâter pour conclure une entente avec le « premier venu » sur un marché étranger. Avant d'entamer des pourparlers avec un partenaire qualifié, les consignes suivantes méritent d'être prises en considération.

• Faites vos devoirs (connaissez vos propres coûts, vos marges de profit, vos objectifs, vos limites, vos concessions, etc.).
• Renseignez-vous sur votre interlocuteur étranger (son entreprise, son pouvoir décisionnel, ses objectifs, ses limites, etc.).
• Prenez toutes les mesures nécessaires pour trouver le bon interlocuteur.
• Comprenez les us et coutumes du pays de l'interlocuteur et efforcez-vous de comprendre les domaines où ils se manifestent (ex. : regard, accolade, couleurs, ponctualité, usage de titres, espace physique, symboles, langage non verbal, formules de politesse, etc.).
• Montez la bonne équipe de négociation en tenant compte des multiples aspects avec lesquels vous aurez à composer.
• Soyez bien préparé, maîtrisez les aspects déterminants du marché local pour être sur un pied d'égalité avec votre interlocuteur (lois, règles, culture, structure de la concurrence, etc.).
• Soyez renseigné sur votre partenaire (cotes de crédit, réputation, etc.).
• Trouvez-vous des alliés locaux expérimentés qui sauront vous orienter quant au processus de négociation et aux aspects culturels.
• Élaborez de façon détaillée votre argumentaire pour mettre en valeur ce que vous pouvez apporter (de plus que vos concurrents) à votre partenaire, et soyez prêt à justifier ou à défendre vos déclarations.
• Établissez un échéancier de négociation qui vous permettra d'être patient et réaliste, et de ne pas précipiter les choses.
• Ayez une vision à long terme de votre partenariat et soyez prêt à la partager afin de démontrer votre transparence et votre ouverture.
• Prévoyez des éléments à négocier qui seront clairs, simples à présenter et à appliquer en cas d'accord.

Points clés à travailler pendant la négociation à l'étranger

• Arrivez 1 jour ou 2 à l'avance dans le pays visé. Donnez-vous le temps nécessaire pour tâter le terrain et vous imprégner de l'environnement socioculturel.
• Impliquez un interprète lorsque les écarts linguistiques ou culturels sont importants.
• Ayez recours à un avocat spécialisé en droit international pour valider les points critiques, rédiger des contrats ou donner des avis juridiques.
• Proposez un protocole d'entente.
• Retirez-vous de la table de négociation lorsque les pourparlers ne mènent nulle part ou lorsqu'ils mènent au renoncement d'objectifs fondamentaux.
• Assurez un équilibre dans le partage de l'information et des concessions éventuelles.
• Soignez votre apparence afin de susciter la confiance et la crédibilité, même si parfois les conditions climatiques peuvent rendre la tâche difficile.
• Comprenez les règles d'éthique et l'étiquette.
• Contrôlez ou influencez le contexte de la négociation (lieu, heure, durée, ordre du jour, participants, etc.).
• Dans le cas d'une présentation, soyez bref et exposez clairement vos éléments et vos arguments sans négliger de vous présenter sous votre meilleur jour. Prêtez l'oreille et ne déballez pas tout votre boniment au cours des 5 premières minutes.
• Ne soyez pas présomptueux et maintenez une approche « exploratoire » avec votre interlocuteur étranger. Prenez le temps de bien comprendre ses préoccupations pour y répondre à sa satisfaction.
• Conservez avec vous le maximum de documentation possible pour démontrer votre degré de préparation et votre sérieux. Vous serez également moins vulnérable si un détail vous échappe.
• Ne donnez jamais trop de détails sur votre itinéraire et montrez-vous disposé à revenir souvent, même si cela ne se concrétise pas toujours, pour démontrer votre intérêt et votre sérieux.

Points clés à travailler après la négociation

À la suite de la négociation et de la signature d'une entente, il peut s'écouler un certain moment avant que des actions se concrétisent. Voici quelques éléments à considérer :

• Gardez le canal de communication ouvert et mettez à profit les contacts identifiés qui réaliseront les points concrets de l'entente.
• Soulignez ou célébrez vos démarches en émettant des communiqués ou en plaçant des liens sur votre site Web de façon à ce que votre partenaire se sente le bienvenu dans votre réseau.
• Déterminez des éléments à réaliser dans l'intervalle qui pourraient être d'intérêt pour votre partenaire et impliquez-le.
• Planifiez une visite potentielle, même si celle-ci ne se concrétisera peut-être pas.
• Entretenez la relation que vous avez établie avec votre interlocuteur.
• Planifiez une rencontre de lancement sur l'entente et planifiez les démarches.

Principaux éléments de négociation

En matière d'éléments de négociation, les possibilités sont infinies. Si certains éléments de base font systématiquement partie des éléments de négociation, d'autres peuvent être plus complexes à définir. Voici la liste non exhaustive des principaux éléments de négociation en contexte international :

• Offre (produits ou services), caractéristiques, spécifications, éléments à modifier ou à adapter.
• Qualité et performance.
• Garantie.
• Quantité (objectifs de vente).
• Prix.
• Rabais et escomptes sur le volume.
• Échantillons.
• Pièces de rechange.
• Modalités de compensation et de rétribution.
• Soutien à la promotion et à la vente.
• Partage des dépenses (marketing, enregistrement, homologation, études, etc.).
• Droits, privilèges et exclusivités (produits, marques, territoires, etc.).
• Formation.
• Devise de règlement.
• Modalités de paiement.
• Modalités de financement.
• Modalités de livraison et d'expédition.
• Conditions internationales de vente ou incoterms (termes définissant les responsabilités des importateurs et des exportateurs).
• Service après-vente.
• Loi applicable en cas de litige.

Vous pouvez compter sur l'expertise de Desjardins pour faire des affaires à l'international, pour entretenir de saines relations avec vos clients et vos fournisseurs étrangers et pour gérer les risques associés à vos activités. Joindre les Services internationaux Desjardins