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Bonnes pratiques pour la gestion des comptes clients

La gestion des comptes clients, également appelée « gestion des comptes à recevoir », est un élément crucial de la gestion de toute entreprise. La négligence de cet aspect se traduira par un manque de liquidités qui, à son tour, pourrait être lourd de conséquences.

Qu'est-ce qu'un compte client?

Une inscription aux registres comptables d'une entreprise à la suite d'une vente et indiquant que le produit ou le service a été rendu au client, mais que ce dernier dispose d'un délai pour payer l'entreprise.

En pratique, lorsqu'une entreprise accepte de faire crédit à ses clients, elle offre généralement un délai de 30 jours avant d'exiger le plein montant de la facture et des intérêts ou des frais d'administration.

Répercussions sur les activités entourant les comptes clients

Répercussion sur les liquidités

À titre d'entrepreneur, il est primordial de bien comprendre l'interrelation entre les liquidités de votre entreprise et les comptes clients. Dans les faits, chaque dollar d'un compte client représente des ventes que vous avez réalisées, mais pour lesquelles vous n'avez pas encaissé le produit. En d'autres termes, vous auriez été en droit d'exiger le paiement complet à votre client, mais vous lui avez offert un délai. Votre entreprise s'est ainsi volontairement privée de liquidités pour aider son client et faciliter la vente.

En contrepartie, la production de votre produit ou la livraison de votre service a engendré des sorties de fonds (salaires, achat de matière première, etc.). Bien qu'il soit possible que vos fournisseurs vous aient également offert un délai pour les payer, il est fortes probable que vous deviez payer vos fournisseurs avant d'obtenir le paiement de votre client, ce qui se traduira par une réduction nette de votre encaisse.

Bonnes pratiques

Un bon système de suivi des comptes

La base de toute gestion repose sur l'obtention d'information de qualité. Ainsi, si votre entreprise désire faire crédit à ses clients, il est primordial de mettre sur pied un bon système de suivi des comptes permettant d'établir un âge chronologique des comptes clients.

En d'autres termes, ce rapport de gestion devrait vous permettre en tout temps d'identifier les éléments suivants :

  1. Sommes à recevoir triées par client.
  2. Factures triées par client.
  3. Délai depuis l'émission de la facture.
  4. Rappel automatique lorsque le compte d'un client est échu.

Afin de maintenir une rigueur et d'éviter les pertes de contrôle quant aux sommes à recevoir de vos clients, assurez-vous que la comptabilisation de vos opérations soit effectuée à une fréquence régulière. Une belle façon de voir clair dans ses affaires.

Le rapprochement des sorties et des entrées de fonds

Bien qu'il soit très difficile d'obtenir le paiement du fournisseur avant celui du client, il est souhaitable de chercher à réduire la durée de cette période de « financement ».

Voici quelques bonnes pratiques :

Prévoir une facturation par jalon

Pour certains projets, la livraison du produit ou du service nécessitera beaucoup de temps. Pensez par exemple à la construction d'un bâtiment. Afin de ne pas être seul à supporter les sorties de fonds durant cette période, vous auriez avantage à prendre entente avec votre client pour que la facturation ne se fasse pas uniquement par l'envoi d'une seule facturation à la fin des travaux, mais plutôt par l'envoi de plusieurs factures sur une période donnée, selon l'avancement des travaux. À titre d'exemple, vous pourriez établir une entente afin d'émettre une facture chaque mois ou chaque fois que l'avancement des travaux progresse de 10 %.

Offrir un escompte sur paiement rapide

Toujours dans l'optique de réduire les délais d'encaissement, vous pouvez offrir un incitatif à votre client afin qu'il vous paie plus rapidement. En ce sens, il est de pratique courante d'offrir 2 % de rabais si le paiement complet est fait en moins de 10 jours. Ce pourcentage de rabais peut sembler minime, mais l'utilisation de l'escompte se traduira par une économie substantielle à long terme pour votre client.

Proposer le paiement électronique

C'est bien connu, l'utilisation de la technologie offre souvent l'avantage de l'économie de temps. Par exemple, offrir l'option du paiement électronique à vos clients est très populaire dans le domaine des affaires. Cette solution très avantageuse permet un transfert quasi-instantané des sommes du compte de votre client vers le compte de votre entreprise. Vous éviterez ainsi les délais et en verrez l'effet favorable sur vos liquidités.

Demander un dépôt client

Dans plusieurs secteurs où le produit ou le service à livrer nécessite une longue période de travaux, un dépôt est demandé au client afin de couvrir une part des travaux qui seront effectués d'ici la prochaine facturation. Cette pratique est très avantageuse, mais le fait d'encaisser des sommes avant la livraison présente son lot de risques. Par exemple, si le service n'est pas rendu, la somme encaissée représente une dette envers votre client qui ne pourra être annulée qu'au moment de la préparation d'une facture. Assurez-vous que votre comptabilité interne vous permettra d'assurer un bon suivi des sommes encaissées au préalable par vos clients.

Envoyer des états de compte chaque mois

L'envoi des états de compte à tous les clients au début de chaque mois permet à vos clients de concilier les factures reçues avec l'état de compte envoyé. Vous vous assurez ainsi que toutes les factures ont été comptabilisées, et réduisez les risques de perdre des factures.

Adopter une politique de recouvrement

Il est important de mettre en œuvre des politiques de recouvrement. Par exemple, l'entreprise envoie un état de compte après 30 jours, un rappel à 60 jours et contacte le client à 90 jours.

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