Combien de temps conserver ses documents financiers?

Vous triez vos papiers et vous vous demandez lesquels conserver? Qu’il s’agisse de remplir vos obligations légales, de régler un litige ou de faire preuve d’organisation personnelle, maintenir vos dossiers à jour est dans votre intérêt. Si la tâche peut sembler intimidante ou ambitieuse, elle est souvent plus simple qu’il n’y paraît. Dans ce guide, vous trouverez des repères pour savoir quoi conserver, pendant combien de temps et de quelle manière.

En plus de vous permettre de constituer des archives évolutives, la conservation et le classement de vos documents vous y donne accès facilement. C’est une tâche qui demande un peu de discipline, mais qui prend tout son sens lorsque vous avez besoin d’un papier précis. En sachant où retrouver vos documents, vous pouvez rapidement : 

• Contester une facture : les factures et les reçus officiels s’avèrent très utiles en cas de surfacturation ou de litige avec un fournisseur. 
• Obtenir un remboursement : si applicable, une preuve d’achat est essentielle pour obtenir un remboursement, bénéficier d’une garantie ou recevoir une indemnisation de la part de votre assureur. 
• Remplir vos obligations fiscales : si vous faites l’objet d’une vérification fiscale par l’Agence du revenu du Canada ou Revenu Québec, on vous demandera de soumettre des documents précis, tels que :
  • À titre de particulier
    • Vos relevés bancaires
    • Les pièces justificatives (reçus de dons, frais médicaux, relevés de placements, etc.) 
  • À titre de propriétaire d’entreprise
    • Vos registres comptables
    • Les factures d’achats
    • Les cotisations d’employeur

En somme, la gestion efficace des documents est plus qu'une tâche administrative, c'est aussi un moyen de voir à vos intérêts et de vous protéger si la situation l’impose.

Bien que l’on reçoive une grande quantité de documents, tous n’ont pas la même importance, surtout si l’on tient compte du facteur temps. Voici un aperçu de ce qu’il est dans votre intérêt de conserver, pourquoi et pendant combien de temps.

Puisque les preuves d’achat font état des dépenses effectuées et qu’elles peuvent vous éviter des pertes financières, il est recommandé de les conserver pendant une période minimale de 3 ans. Ceci s'applique notamment aux factures de services courants, comme l'électricité, les télécommunications et les soins de santé.

Essentiels pour prouver les transactions effectuées, les relevés bancaires doivent être conservés au moins 6 ans. En cas de contrôle fiscal, de succession ou de litige, ils attestent des mouvements financiers effectués dans vos comptes (traçabilité) et peuvent contribuer à protéger vos droits.

Il faut conserver les déclarations de revenus, les registres comptables (s’il y a lieu) et l’ensemble des pièces justificatives, dont les reçus et factures applicables, pendant au moins 6 ans suivant l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent¹. Ce délai est valable pour une déclaration papier ou numérique. Si vous faites l’objet d’une vérification fiscale, ces documents témoigneront de vos revenus, déductions ou crédits d’impôt.

Les testaments, actes notariés, certificats de décès ou contrats de mariage, par exemple, doivent être conservés à vie. Ils sont indispensables pour régler une succession, prouver des droits de propriété ou des créances et réduire les risques de conflits entre les héritiers. 

Tableaux synthèses – Durée de conservation recommandée

1. Source : Gouvernement du Canada, Où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment obtenir la permission de les détruire avant la fin du délai de conservation
2. Source : Gouvernement du Québec, Durée de conservation des documents
3. Source : Protecteur du citoyen, Combien de temps dois-je conserver mes documents?

À la suite du décès d’un ou d’une proche, il est important de conserver les documents qui assureront la bonne gestion des démarches administratives et légales, c’est-à-dire : 

• Certificat de décès et acte de naissance : indispensables pour prouver le décès et régler la succession. 
• Testament et actes notariés : ces documents ont une valeur juridique à vie. 
• Contrats d’assurance et relevés de prestations : utiles pour réclamer des indemnités ou vérifier ses droits. 
• Documents fiscaux et relevés bancaires : nécessaires pour répondre à une vérification fiscale ou à un litige. 

Ces documents sont la clé pour éviter les retards et les frais supplémentaires. Les archiver correctement, c’est protéger les droits de la famille et simplifier les démarches. 

Vous avez d’autres questions? N’hésitez pas à approfondir vos recherches en consultant des ressources fiables telles que le site du gouvernement du Québec ou du gouvernement du Canada. Selon la situation, vous pouvez également vous diriger vers une ressource certifiée en comptabilité, en droit ou en notariat.

La tenue des dossiers peut se faire en 5 étapes clés : 

Pour éviter l’accumulation de documents, débarrassez-vous des papiers superflus en continu. En employant une méthode de destruction sécuritaire, telle qu’une déchiqueteuse à coupe croisée ou à microcoupe, vous réduisez les risques que vos données personnelles tombent entre de mauvaises mains.

Un archivage cyclique ou régulier suffit à garder vos documents à jour, surtout si vous avez opté pour un classement logique et antéchronologique (du plus récent au plus ancien). Ce dernier peut être basé sur des catégories et des sous-catégories telles que : 

• Placements  
  • REER 
  • REEE 
  • CELI 
  • Fonds de pension 
    • 2025 
    • 2024 
    • 2023 
    • … 
• Assurances 
  • Habitation 
  • Automobile 
  • Hypothécaire 
  • Vie  
    • 2025 
    • 2024 
    • 2023 
    • … 

En adoptant les relevés électroniques, vous pouvez télécharger facilement vos factures depuis les portails de vos fournisseurs et ainsi les archiver. 

En numérisant vos documents papier, vous pouvez non seulement les intégrer à vos archives électroniques, mais aussi mieux les préserver. Certaines applications vous permettent de le faire en toute sécurité.

En choisissant des mots de passe robustes et en faisant une copie de sauvegarde régulièrement, vous réduisez les risques de perdre vos documents ou l’accès à ceux-ci en raison d’un incident comme un virus, un vol ou un incendie. C’est pourquoi il est recommandé de faire une copie sur un disque dur externe ou dans un espace sécurisé en ligne (nuage). 

Si vous privilégiez le format papier, veillez à ce que vos documents se retrouvent en lieu sûr et qu’ils soient protégés par un code ou une clé. Pour éviter les incidents qu’entraînerait un dégât d’eau, pensez à les ranger en hauteur.

Lancez la nouvelle année du bon pied et maintenez vos bonnes habitudes en planifiant une petite heure pour archiver vos documents. Profitez-en pour éliminer les documents inutiles. Vous pouvez, par exemple, vous débarrasser d’une déclaration d’impôt désuète chaque année.  

IMPORTANT : N'oubliez pas de supprimer le contenu de votre corbeille après avoir fait le ménage. De même, lorsque le moment sera venu de vous départir de votre ordinateur, assurez-vous que le contenu du disque dur est correctement détruit au préalable.

Une bonne tenue des dossiers, c’est aussi la possibilité de profiter d’une vision complète et détaillée de vos finances. Elle est utile pour relever les fluctuations des coûts et pour avoir l’heure juste sur vos revenus et vos dépenses. Une gestion efficace vous permet de vous projeter dans le temps et de mieux planifier vos projets (voyage, rénovations, retraite, etc.).

N’attendez plus. En organisant vos dossiers, vous pourrez accéder rapidement à vos documents et vous respecterez vos obligations légales. Et puisqu’il est question de bonnes habitudes, pourquoi ne pas faciliter la gestion de vos finances à l’aide des services en ligne et mobiles AccèsD? Simples et accessibles, ils peuvent vous faire économiser du temps et de l’énergie au quotidien.

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