La sélection des bénévoles : une étape essentielle

La sélection est une étape essentielle du processus de recrutement des bénévoles. Une sélection bien orchestrée vous assurera de trouver le bon candidat pour le poste bénévole que vous souhaitez pourvoir et vous permettra de repérer les personnes ayant du potentiel, susceptibles de s'épanouir dans votre milieu et de l'améliorer.

Les 5 éléments clés du processus de sélection des bénévoles

Formulaire de demande

Les organismes doivent tenir compte des points suivants au moment de créer ou de réviser leurs formulaires de demande d'emploi bénévole et leurs trousses d'information :

• Ne demandez que l'information dont vous avez besoin pour le poste.
• Énoncez clairement les renseignements obligatoires et facultatifs que le candidat devra fournir au cours du processus.
• Décrivez comment l'information recueillie sera utilisée dans le cadre du programme de bénévolat. N'oubliez pas que les candidats ont le droit de ne pas divulguer certains renseignements personnels et confidentiels.

Un formulaire de demande devrait :

• permettre d'obtenir des renseignements pertinents sur la personne
• demander 2 références sociales, si nécessaire
• demander l'autorisation pour la vérification d'antécédents judiciaires, selon le degré de risque du poste
• comprendre des sections sur les secteurs d'activité bénévole, les motivations personnelles, les expériences pertinentes, les disponibilités, etc.

Entrevue

Une entrevue permet de discuter avec les candidats de leurs compétences, de leurs intérêts, de leurs qualités et de leurs objectifs personnels. Elle permet à l'organisme de déterminer si la personne lui convient et permet aux bénévoles potentiels de prendre une décision éclairée en lien avec le poste. Il est important de déterminer préalablement ce que vous voulez savoir ou faire ressortir dans vos questions d'entrevue. Voici les 4 principaux points à évaluer lors de l'entrevue et les questions pertinentes à poser pour le faire :

Points à évaluer	Ce que vous voulez faire ressortir	Questions pertinentes
Savoir-être (attitudes)	Ouverture, respect, dévouement, moralité, fiabilité, etc.	Est-ce qu'il y a des groupes ou des personnes avec qui vous préférez ne pas travailler? Comment vos proches (ami, conjoint, parent) vous décriraient-ils?
Savoir-faire (habiletés)	Communication, collaboration, travail d'équipe, compétences spécifiques pour le poste.	Préférez-vous travailler seul? En groupe? Avec un partenaire? Pourquoi? Parlez-nous de votre expérience avec les personnes handicapées, les enfants, les aînés, etc.
Compatibilité avec l'organisme	Culture organisationnelle, politiques internes, modes de fonctionnement, besoin d'encadrement de la personne en fonction des capacités de l'organisme.	Qu'avez-vous le plus apprécié de vos expériences de bénévolat ou de travail précédentes? Parlez-nous d'une situation où vous avez eu un désaccord dans le cadre de votre emploi, dans une expérience bénévole ou en milieu scolaire. Comment avez-vous réglé la situation?
Motivation	Intérêt pour le poste, l'organisme, la cause et la clientèle.	Qu'est-ce qui vous a attiré vers notre organisme? Y a-t-il un aspect particulier de ce que nous faisons qui vous incite à vouloir faire du bénévolat chez nous? Pourquoi voulez-vous devenir bénévole au sein de notre organisme?

Les questions d'entrevue devraient

• se rapporter directement au poste, c'est-à-dire avoir pour but de faire valoir l'aptitude de la personne à bien remplir la tâche bénévole en question
• être ouvertes et non dirigées, c'est-à-dire exiger une réponse développée plutôt que des « oui » ou « non »
• présenter des mises en situation, c'est-à-dire proposer différentes situations pour découvrir les motivations ou l'attitude d'un candidat, son jugement et sa capacité de discernement
• être variées, pour obtenir différents types de renseignements et pour en clarifier d'autres (compréhension des politiques de l'organisme, malaises, motivations, etc.)
• explorer ce qui motive le bénévole à vouloir s'engager, sa capacité de jugement, sa moralité et sa loyauté.

La personne responsable de l'entrevue devrait :

• être formée et apte à le faire
• avoir préparé des questions à l'avance et en avoir discuté avec vous
• vous faire un suivi du déroulement de l'entrevue et de son appréciation du candidat (un formulaire normalisé de rapport d'entrevue pourrait vous être utile).

Vérification des références sociales

Les références doivent être vérifiées conformément aux exigences du poste et à la législation pertinente en matière de droits de la personne, de protection de la vie privée et d'accès à l'information.

• Vous devez avoir l'autorisation écrite du bénévole.
• Employeurs, responsables de bénévoles, membres de la famille ou de la communauté sont tous susceptibles de fournir des références sociales.
• Les questions posées doivent être uniquement liées aux tâches à accomplir et conformes à la charte de la Commission des droits de la personne.
• Présentez-vous et présentez votre organisme, donnez le nom du candidat et assurez-vous d'obtenir la permission de votre interlocuteur.
• Précisez que l'information donnée demeurera confidentielle.
• Fixez la durée de l'entretien à 10 ou 15 minutes pour accommoder le répondant.
• Il peut s'avérer utile de recourir à un formulaire écrit.
• Il est préférable de parler directement à la personne référée. Si vous choisissez de solliciter les commentaires écrits de la personne référée, elle devra se limiter aux questions fournies, sans possibilité d'élaboration.

Vérification des antécédents judiciaires

Selon les politiques, les exigences juridiques et le niveau de risque du poste, une vérification policière pourrait être demandée pour évaluer la candidature du bénévole. L'accord écrit de la personne est obligatoire. Le type et le nom de la vérification, le processus, le coût et le format de l'information fournie varient d'une juridiction à l'autre. La vérification policière des antécédents d'un bénévole ou d'un employé se fait dans le cadre d'un protocole d'entente négocié entre l'organisme et le service de police de sa municipalité. Seules 3 catégories de clientèle sont considérées vulnérables : les jeunes, les personnes âgées, les personnes handicapées.

Points à considérer lors des vérifications policières :

• Quel type de vérification policière, le cas échéant, est exigé pour le poste?
• Le candidat peut-il commencer son affectation avant l'obtention des résultats de la vérification?
• Comment la pertinence de l'information fournie par les policiers sera-t-elle déterminée?
• À quelle fréquence une vérification policière doit-elle être effectuée?

La vérification des antécédents judiciaires ne révèlera pas les infractions :

• qui n'ont pas encore été enregistrées à la base de données
• commises avant l'âge de 18 ans
• commises dans un autre pays ou sous un autre nom
• non rapportées aux autorités.

La vérification des antécédents judiciaires ne constitue qu'une étape du processus de sélection et elle ne permet évidemment pas de prévoir l'avenir. Dans le cas où la vérification des antécédents révèle la présence d'un délit, le gestionnaire peut inviter le bénévole à une deuxième entrevue pour clarifier la situation et discuter de l'engagement du bénévole.

Acceptation ou refus de la candidature d'un bénévole potentiel

Le fait d'établir un processus de sélection signifie qu‘une certaine importance est accordée aux postes et aux rôles des bénévoles. Un bénévole qui est accepté dans ce contexte possède déjà une bonne connaissance de l'organisme et du poste qu'il occupera. Cela permet de reconnaître les bénévoles comme individu et démontre votre volonté de les accueillir dans un milieu où ils se sentiront à l'aise, en sécurité et engagés.

Si le candidat n'est pas approprié pour le poste ou pour votre organisme, il est préférable de refuser sa candidature pour prévenir d'éventuels problèmes. Pour respecter les limites de la légalité et de l'éthique, le refus doit être fondé sur les exigences du poste ou être en lien avec l'obligation de diligence.

Avant de refuser une candidature :

• Évaluez la possibilité d'offrir au candidat un autre poste au sein de votre organisme, si c'est envisageable.
• Obtenez un deuxième avis ou planifiez une seconde entrevue si nécessaire.
• Planifiez votre rencontre, définissez clairement les raisons qui justifient votre refus.
• Orientez le candidat vers un autre organisme qui saura mieux répondre à ses besoins et à ses attentes si vous croyez que c'est pertinent de le faire.

Le recrutement de bénévoles est une tâche incontournable qui doit être encadrée et structurée pour obtenir des bénévoles de qualité tout en assurant leur satisfaction au fil du temps!