Importation : optimisez votre chaîne d'approvisionnement grâce à l'international

L'approvisionnement international peut offrir une multitude d'occasions d'améliorer la qualité de votre offre et d'accroître vos marges de profit. Il peut prendre 2 formes : l'importation de matières premières ou de produits semi-finis ou la sous-traitance à l'étranger. Quoi qu'il en soit, la gestion des fournisseurs étrangers représente une activité clé de la chaîne de valeur de votre entreprise. Les fournisseurs étrangers ont parfois l'embarras du choix en matière de clientèle. Pour intéresser le fournisseur idéal, il incombe parfois à l'entreprise acheteuse (importatrice) de mettre sur pied un programme de manière à repérer, signer et fidéliser le partenaire parfait.

Repérer et signer un fournisseur à l'étranger

Les entreprises développent ou diversifient leur chaîne d'approvisionnement à l'international pour obtenir entre autres de meilleurs prix, une meilleure qualité ou encore un service au client plus soutenu. Optimiser ses achats à l'étranger débute par un examen interne qui se terminera par la mise sous contrat d'un partenaire étranger. Voici les étapes à suivre :

1. Déterminez (chiffrez) les objectifs d'importation ou de sous-traitance (réduction du prix des matières premières, augmentation de la qualité, etc.) en lien avec des besoins précis pour l'entreprise.
2. Définissez les régions potentielles reconnues qui peuvent répondre à ces objectifs et validez les tendances entre ces régions (ex. : les coûts de main-d'œuvre en Chine évoluent plus rapidement que dans certains pays d'Amérique latine).
3. Identifiez les partenaires potentiels dans la région priorisée. Vous pouvez recourir à des partenaires locaux (délégués commerciaux, etc.), à des répertoires industriels ou à des chambres de commerce bilatérales pour déterminer les entreprises qui pourraient devenir des fournisseurs.
4. Évaluez ces partenaires potentiels en ce qui a trait à leur offre, à leur santé financière, à la compétence de leur direction et des équipes de vente, etc.). N'hésitez pas à obtenir des références pour valider certains aspects et portez une attention particulière aux conditions de travail et aux normes environnementales suivies par le partenaire potentiel afin de protéger votre réputation et votre intégrité.
5. Abordez les premiers éléments formels de l'entente avec le partenaire que vous avez sélectionné en matière de qualité attendue, de délai de livraison, de prix, de volume, de modifications possibles sur le produit et de tout ce dont votre partenaire aura besoin pour exécuter les contrats à votre entière satisfaction.
6. Négociez les autres éléments (modalités de paiement, responsabilité de la livraison, responsabilité civile, protection de la propriété intellectuelle, non-compétition, assurances, pénalités, autres obligations, etc.).
7. Présentez une entente préalablement révisée par un avocat à votre fournisseur.

Optimiser la relation d'affaires avec votre fournisseur étranger

Pour rendre l'expérience optimale, il est important de surveiller les points suivants :

• Maintenez un canal de communication ouvert avec votre fournisseur étranger et veillez à lui rendre visite régulièrement pour lui montrer le sérieux de votre démarche. Vous pourriez aussi l'impliquer dans vos projets de développement de produits et de stratégies.
• Tenez votre fournisseur informé de nouvelles importantes et n'hésitez pas à le mettre à contribution ou à faire appel à son réseau pour votre développement d'affaires.
• Soyez à l'écoute de ses préoccupations et de ses suggestions.
• Sensibilisez votre fournisseur à de meilleures pratiques d'affaires et offrez-lui votre soutien.
• Travaillez à améliorer votre processus d'achat et consultez votre fournisseur avant d'intégrer de nouvelles technologies.

Assurer la gouvernance et contrôler vos approvisionnements étrangers

La qualité de la gouvernance liée à la chaîne d'approvisionnement a un impact critique sur la performance de cette chaîne et de son évolution. De nombreux projets d'approvisionnement ont échoué à cause d'un manque de gestion et de surveillance.

Volet organisationnel : Vous devrez, avec la participation des dirigeants chez le fournisseur, faire le suivi de la distribution des tâches et des objectifs stratégiques tout en maintenant la structure et la priorisation des projets.

Volet fonctionnel : Votre équipe en charge de la chaîne d'approvisionnement devra gérer la coordination et les communications avec l'équipe de vente du fournisseur.

Volet opérationnel : L'équipe en charge de votre entrepôt devra communiquer avec votre fournisseur pour rechercher constamment de nouvelles avenues d'optimisation logistique qui se révéleraient avantageuses pour les 2 parties.

La gouvernance se décline en plusieurs aspects :

• Gestion de la performance.
  • Analyse des tendances.
  • Analyse des procédés et des flux opérationnels.
  • Analyse des possibilités d'amélioration.
• Gestion financière.
  • Suivi des prix en fonction des volumes et des conditions du marché.
  • Validation des dépenses non prévues.
  • Renégociation de prix.
• Gestion contractuelle.
  • Suivi des programmes de conformité et des nouvelles règlementations.
  • Suivi des échelles de prix.
• Gestion relationnelle.
  • Suivi des flux de communication et des passerelles d'intégration.
  • Maintien de l'accent porté sur l'entreprise par le fournisseur.
  • Suivi des problématiques et de la qualité de l'interaction.
• Gestion des ressources humaines.
  • Suivi et coordination auprès des ressources humaines impliquées.
  • Suivi de la transition.
  • Suivi du partage de l'information.

Développer un guide à l'intention de vos fournisseurs étrangers

Un bon moyen de fournir tous les requis liés à votre approvisionnement est d'élaborer un guide pour vos fournisseurs étrangers. Il peut être traduit dans leur langue et mis à jour fréquemment. Ce guide peut inclure les éléments suivants :

• Règles sur l'emballage.
  • Types, volumes maximaux, poids, protections supplémentaires.
• Règles sur l'étiquetage.
  • Information requise, standards, couleurs, codes, etc.
• Règles sur la documentation requise pour le dédouanement.
  • Exemples des documents requis, nombre de copies, etc.
• Règles de transit.
  • Liste des transporteurs autorisés.
  • Responsabilités quant à la documentation.
  • Délais de transit acceptés.
  • Requis d'équipement de transport et de manutention.
• Règles de livraison.
  • Procédure de coordination des livraisons.
  • Prise de rendez-vous et heure de réception.
• Règles de qualité.
  • Zones de tolérance.
  • Procédure de retour de marchandise.
  • Garanties.
• Règles d'évaluation.
  • Critères de performance et d'évaluation des fournisseurs.
  • Échéances et fréquence des évaluations.
• Procédure de pénalité.
  • Expositions potentielles aux pénalités.
  • Méthodes prévues de contestation.
• Risques et responsabilités.
  • Assurances et conformité.
• Règles sur le partage d'information.
  • Nature confidentielle des échanges.
• Règles d'éthique.

Implanter un extranet et des outils de partage d'information

Pour que vos fournisseurs aient un accès privilégié et sécurisé à certains de vos documents, il est recommandé d'implanter un extranet. Ce dernier sert d'extension à votre réseau local et est accessible au moyen d'une adresse URL. Il peut être sécurisé par identification et mot de passe et être utilisé pour :

• partager un guide aux fournisseurs
• partager des listes de prix officielles
• déposer du matériel marketing numérique dans le but de l'imprimer
• partager l'annuaire des employés
• partager des documents confidentiels ne pouvant être enregistrés ou imprimés
• partager des documents techniques
• faire le suivi de la facturation et des commandes
• partager des inventaires.

Vous pouvez compter sur l'expertise de Desjardins pour faire des affaires à l'international, pour entretenir de saines relations avec vos clients et vos fournisseurs étrangers et pour gérer les risques associés à vos activités. Joindre les Services internationaux Desjardins