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6 conseils pour une facturation rapide et efficace

Assurez-vous que vous avez facturé vos clients, que vous avez reçu les paiements et que vous avez effectué les dépôts le plus rapidement possible pour maximiser vos entrées de fonds. Voici comment bien gérer votre facturation en 6 conseils pratiques!

L'argent est au cœur des opérations de votre entreprise. À ce titre, vos comptes clients sont une source appréciable de liquidités. Assurez-vous que vous avez facturé vos clients, que vous avez reçu les paiements et que vous avez effectué les dépôts le plus rapidement possible pour maximiser vos entrées de fonds. Voici comment bien gérer votre facturation en 6 conseils pratiques.

Définir les limites de la gratuité

Gratuité? Pendant que vous cherchez à décrocher le contrat, vous offrez en effet toujours quelques services gratuits comme des recommandations, des conseils, des plans d'action, etc. Mais prenez soin de bien définir le moment où vous allez commencer à facturer vos services. Une fois que le client vous aura choisi, vous devrez lui annoncer que tous les services offerts seront désormais facturables, et n'oubliez pas d'inclure également le service après-vente! Certains entrepreneurs qui débutent en affaires sont parfois gênés de devoir parler des coûts des produits et des services. Mais en parler dès le départ permet de mettre les choses au clair et d'éviter les discussions au moment de la facturation.

Vérifier la solvabilité des nouveaux clients

Être payé à temps est particulièrement important en phase de démarrage et de croissance. Si vous avez des commandes importantes provenant de nouveaux clients qui prévoient régler la facture plus tard, vérifiez leurs antécédents en faisant une enquête de solvabilité sur l'entreprise. Si vous avez des doutes, songez à demander un dépôt ou un paiement partiel initial.

Demander un acompte

L'acompte est un accord entre vous et votre client à la suite de la signature de la soumission. Mentionnez le montant de l'acompte sur votre devis et appliquez les mêmes règles pour tous les clients. Cela facilitera vos échanges et simplifiera les processus de gestion des contrats et de facturation. Dans le cas d'honoraires professionnels, il est courant de demander un acompte se situant entre 20 % et 50 % des coûts, avant d'effectuer le travail, et le reste une fois le mandat terminé. L'acompte vous assure de l'engagement et du sérieux du client, et vous épargne de tout souci pour commencer le projet. Il vous permettra également de payer les frais initiaux liés au projet, comme l'achat de matériaux.

Établir les modalités de paiement

Vous devez établir à l'avance les modalités de paiement. Inscrivez directement sur la facture la date limite de paiement et, au besoin, les taux d'intérêt en cas de retard. Par exemple, ajoutez la mention « payable dans les 30 jours ». Souvenez-vous que la facture est un document de nature comptable, elle constitue une preuve juridique probante, notamment en cas de litige ou de non-paiement du fournisseur.

Numéroter les factures

Pensez à numéroter toutes vos factures pour entre autres faciliter la tâche du service de la comptabilité de vos clients. En effet, vos factures doivent comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Si vous ne souhaitez pas laisser entrevoir à votre client qu'il s'agit d'une première vente, vous pouvez démarrer votre numérotation à partir de 100. Ensuite, continuez une numérotation logique : 101, 102, 103, etc.

Réclamer le paiement sans tarder

L'art de la gestion de trésorerie consiste à accélérer et à optimiser les entrées de fonds. Ainsi, pour accroître vos liquidités, il est important de ne pas retarder l'envoi des factures à vos clients après avoir vendu votre produit ou votre service. Advenant un retard de paiement, il est toujours délicat de solliciter votre client si vous avez envoyé votre facture en retard.

N'oubliez pas que tout se joue au moment de la négociation du contrat. N'hésitez pas à clarifier les éléments concernant vos prix, vos honoraires et vos modalités de facturation et de paiement avec vos clients dès le début de votre relation d'affaires.

Vidéos

  1. Antonio Drouin (1 min 25 s)
  2. Anne-Marie Chagnon (2 min 18 s)
  3. François Mainguy (1 min 42 s)

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