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Comprendre le rôle du gestionnaire de bénévoles

Le visage du bénévolat a beaucoup changé au fil du temps. Le gestionnaire qui évolue dans cet environnement aujourd'hui doit bien connaître son rôle, ses fonctions et les outils qui sont mis à sa disposition pour faciliter son travail d'encadrement.

Le visage du bénévolat a beaucoup changé au fil du temps. Le gestionnaire qui évolue dans cet environnement aujourd'hui doit bien connaître son rôle, ses fonctions et les outils qui sont mis à sa disposition pour faciliter son travail d'encadrement.

Les bénévoles ont des devoirs et des obligations envers l'organisme, mais également des besoins et des motivations que le gestionnaire doit considérer quand vient le temps de recruter, d'intégrer et de fidéliser ses nouveaux bénévoles. À son tour, l'organisme a des devoirs et des obligations à respecter et il est régi par des lois précises encadrant le bénévolat.

Devoirs des bénévoles

Les bénévoles :

  • prennent des engagements envers l'organisme
  • se montrent respectueux envers la cause, la clientèle, l'organisme et la collectivité
  • sont responsables et intègres dans l'exercice de leurs fonctions
  • s'engagent à respecter les lois, les règlements et les politiques internes de l'organisme.

Devoirs des organismes

Tout organisme communautaire doit :

  • prendre des mesures pour appuyer les efforts des bénévoles
  • offrir un soutien aux bénévoles dans un milieu sécuritaire
  • assurer la participation efficace des bénévoles
  • assigner à ses bénévoles des tâches adéquates, selon leur expérience et leurs préférences
  • fournir à ses bénévoles une description précise de leurs tâches, leurs responsabilités et leurs fonctions
  • offrir à ses bénévoles du soutien, de la formation et un encadrement effectué par des personnes compétentes
  • traiter ses bénévoles comme des membres à part entière et non comme une aide gratuite
  • manifester par des moyens tangibles de la reconnaissance envers ses bénévoles
  • être à l'écoute de ses bénévoles et les inviter à participer à la planification ou à l'élaboration de nouveaux projets
  • encourager ses bénévoles à faire des suggestions
  • exposer clairement la responsabilité juridique de chacun
  • se doter d'un code d'éthique et de politiques explicites.

Politiques, règles et lois à considérer dans la gestion d'un programme de bénévolat

  • Obligation de diligence.
  • Responsabilité du fait d'autrui.
  • Code criminel et antécédents judiciaires.
  • Diffamation.
  • Responsabilité de l'occupant.
  • Conseil d'administration.
  • Charte des droits et libertés.
  • Droit administratif.
  • Commission de la santé et de la sécurité du travail.

Fonctions et responsabilités du gestionnaire de bénévoles

Mise sur pied des étapes préalables à un programme de bénévolat

  • Analyser la structure organisationnelle et les services.
  • Déterminer les besoins en matière de ressources bénévoles en lien avec les activités et les services de l'organisme.
  • Identifier Déterminer ce que l'organisme peut offrir aux futurs bénévoles.
  • Effectuer une analyse des risques des postes bénévoles.
  • Élaborer ou mettre à jour les descriptions de tâches.
  • Élaborer des politiques et des procédures pour l'accueil et l'intégration des bénévoles.

Processus de recrutement et de sélection des bénévoles

  • Préparer ou réviser une stratégie de recrutement de bénévoles : qui, quand, comment, où, pourquoi.
  • Mettre sur pied un processus de sélection et de filtrage.
  • Établir une entente avec le bénévole sélectionné en regard des tâches qui lui seront confiées et des modalités de son engagement.

Intégration, formation et encadrement des bénévoles

  • Accueillir les nouveaux bénévoles.
  • Informer les bénévoles de leur affectation et de tout élément utile à leur intégration dans l'organisation.
  • Préparer le calendrier des disponibilités de chaque bénévole.
  • Soutenir chaque bénévole dans l'exercice de ses responsabilités et l'exécution de ses tâches.
  • S'assurer d'offrir une présence continue.
  • Préparer et offrir de la formation.
  • Gérer les conflits et les crises.
  • Évaluer le degré de satisfaction des bénévoles quant au type de tâches, au soutien fourni, à l'organisation du travail, à leurs intérêts et à leurs besoins.

Reconnaissance et fidélisation des bénévoles

  • Reconnaître la contribution quotidienne des bénévoles et favoriser le rayonnement de leur engagement.
  • Organiser des activités visant la reconnaissance des bénévoles au sein de l'organisme.

Promotion de l'action bénévole

  • Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de promotion de l'action bénévole.
  • Représenter l'organisme à différents événements ou à des tables de concertation.
  • Voir à la mise à jour du site Web au sujet de l'action bénévole, le cas échéant.

Tâches administratives

  • Contribuer à la gestion de l'organisation.
  • Évaluer les services bénévoles.
  • Faire la gestion du budget lié aux services bénévoles.
  • Créer et tenir à jour une base de données contenant les renseignements à propos des bénévoles et des services bénévoles ou voir à ce que ce soit fait.

Perfectionnement professionnel

  • Tenir à jour ses connaissances et ses habiletés en matière de gestion de bénévoles.
  • Suivre des la formations.
  • Participer à des projets de recherche ou de partage des connaissances.

Quelques astuces pour faciliter le recrutement, l'intégration et la fidélisation des nouveaux bénévoles

Répondre aux attentes des bénévoles

Pour répondre aux attentes des bénévoles, le gestionnaire devra s'assurer :

  • d'établir des relations significatives avec les bénévoles et tenter de comprendre ce qu'ils cherchent à accomplir en faisant du bénévolat
  • d'être flexible et conciliant avec les bénévoles
  • d'être sensible à la diversité sexuelle, culturelle, linguistique et générationnelle
  • d'adopter une approche personnalisée et équilibrée en matière d'engagement bénévole
  • d'expliquer clairement les objectifs, l'impact prévu et la valeur de l'activité bénévole
  • de clarifier le « quoi » en faisant preuve d'une plus grande flexibilité relativement aux « où, comment et quand » des activités bénévoles.

Comprendre les profils et les attentes des nouveaux bénévoles

Pour favoriser le recrutement, l'intégration et la fidélisation des bénévoles et pour s'assurer de répondre adéquatement à leurs attentes, le gestionnaire de bénévoles doit d'abord comprendre le profil de ses bénévoles.

Jeunes
(15 à 24 ans)

Profil

  • Ils ont besoin de validation et d'instantanéité : « tout de suite », axés sur la rapidité.
  • Ils s'impliquent souvent en raison d'obligations en matière de service communautaire.
  • Ils ont besoin de se sentir respectés et de se voir confier des responsabilités.
  • Le bénévolat est souvent perçu comme une aide utile pour trouver un emploi.

Attentes

  • Sentiment clair de contribution.
  • Accès à la technologie.
  • Présence de modèles dans son environnement et établissement de relations de partenariat.
  • Encadrement flexible par des personnes compétentes.
  • Esprit d'équipe (engagement).
  • Possibilité de travailler avec des pairs.
  • Consultation et prise en considération de son opinion.

Familles

Profil

  • Le bénévolat permet aux familles de passer du temps de qualité ensemble et de contribuer à leur communauté malgré le temps restreint dont elles disposent en raison de multiples responsabilités et engagements.
  • Elles cherchent des activités adaptées et agréables pour des personnes de tous âges.

Attentes

  • Possibilité d'éduquer les jeunes par le bénévolat (activités bénévoles virtuelles auxquelles les familles peuvent participer en utilisant des logiciels).
  • Elles préfèrent les activités ponctuelles.

Professionnels

Profil

  • Les professionnels cherchent à mettre en valeur et à explorer des talents et des intérêts non exploités dans les autres sphères de leur vie.
  • Ils accordent beaucoup d'importance aux résultats, cherchent des activités bénévoles structurées, à court terme et exigeant des compétences élevées. Ils veulent de la flexibilité.
  • Ils cherchent du bénévolat sans hiérarchie rigide où ils sont traités de façon égale.

Attentes

  • Indépendance.
  • Besoin de défis et de tâches multiples.
  • Se réaliser, s'épanouir et être en apprentissage constant.
  • Avoir du plaisir au sein d'un environnement dynamique, stimulant, motivant et enthousiaste.

Bébé-boumeurs
(nés entre 1945 et 1962)

Profil

  • Ils sont aujourd'hui à l'aube de la retraite.
  • Ils sont loyaux envers l'équipe, ils possèdent un grand sens de l'engagement et ils sont à la recherche d'un statut.
  • Ils sont orientés vers les règles et les processus.

Attentes

  • Être reconnus et respectés.
  • Travailler en équipe.
  • Planifier leur horaire plusieurs jours d'avance.
  • Activités qui viennent appuyer leur solide volonté d'engagement social.
  • Travailler de façon autonome et ressentir un sentiment d'appartenance face auxquant aux projets.
  • Projets qui leur permettent de voir clairement l'impact de leur apportcollaboration.
  • Activités occasionnelles ou à court terme avant de s'engager à long terme.

Bénévoles traditionnels
(nés avant 1947)

Profil

  • Respect des valeurs traditionnelles, morales et éthiques.
  • Ils sont conservateurs et ils veulent contribuer au bien commun.
  • Ils effectuent généralement un plus grand nombre d'heures de bénévolat que la moyenne et s'engagent à plus long terme.

Attentes

  • Bon climat de travail.
  • Bonne qualité des relations interpersonnelles.
  • La manière dont les résultats sont atteints est tout aussi importante que les résultats eux-mêmes.

Immigrants

Profil

  • Les nouveaux arrivants sont très différents les uns des autres. Ils sont également confrontés à diverses conditions selon le moment et l'endroit où ils arrivent au Canada.
  • Ils ont souvent épuisé leurs économies pendant le processus d'immigration et doivent réinstaller leur ménage et prendre le temps de s'adapter au marché du travail canadien.

Attentes

  • Servir une cause.
  • Réaliser quelque chose dont ils peuvent être fiers.
  • Mettre en pratique leurs valeurs, leurs compétences et leurs expériences.
  • Créer de nouveaux liens sociaux, s'intégrer à la société d'accueil et en apprendre davantage sur la culture canadienne tout en améliorant leurs chances de trouver un emploi.

Vous êtes maintenant bien outillé pour assumer votre rôle de gestionnaire de bénévoles en toute confiance. En connaissant mieux vos bénévoles, leur profil et leurs attentes, vous serez plus apte à recruter les bonnes personnes, à les mobiliser et à les garder longtemps au sein de votre équipe.

Vidéos

  1. Antonio Drouin (1 min 25 s)
  2. Anne-Marie Chagnon (2 min 18 s)
  3. François Mainguy (1 min 42 s)

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