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Comment encadrer vos bénévoles?

Un bon gestionnaire de bénévoles sait que l'encadrement favorise la satisfaction et la fidélisation des bénévoles. En leur fournissant la formation, le soutien et le suivi nécessaires, l'organisme outille ses bénévoles et leur donne le pouvoir d'accomplir le travail demandé plus efficacement et plus librement.

Un bon gestionnaire de bénévoles sait que l'encadrement favorise la satisfaction et la fidélisation des bénévoles. En leur fournissant la formation, le soutien et le suivi nécessaires, l'organisme outille ses bénévoles et leur donne le pouvoir d'accomplir le travail demandé plus efficacement et plus librement. En plus de répondre aux attentes des bénévoles en stimulant leur sentiment d'appartenance au groupe et à l'organisme, l'encadrement permet le partage des valeurs et de la mission.

Voici 8 étapes clés pour un encadrement efficace.

1. Planifier l'encadrement des bénévoles

Il est primordial d'impliquer votre équipe de travail dans les différentes étapes d'encadrement des bénévoles.

  • Encouragez vos collègues à prendre part aux efforts de recrutement, de soutien et de reconnaissance des bénévoles.
  • Consultez vos collègues lors de l'élaboration des descriptions de postes.
  • Impliquez votre équipe dans l'orientation des nouveaux bénévoles et dans le développement du contenu de la formation.
  • Conviez vos collègues à assister à la formation en tant que participants, animateurs ou experts.
  • Fournissez une formation portant sur la supervision des bénévoles ou le travail avec des bénévoles.
  • Communiquez l'apport des bénévoles aux services, à la cause ou à la mission de l'organisme.
  • Invitez vos collègues aux réunions et aux événements pour les bénévoles.
  • Faites connaître le Code canadien du bénévolat.
  • Expliquez à vos collègues qu'ils vous soutiennent dans la supervision des bénévoles.

2. Accueillir et intégrer les bénévoles

Accueil

  • Prévoyez le meilleur moment pour accueillir le nouveau bénévole, assurez-vous d'être disponible de corps et d'esprit.
  • Informez le personnel et l'équipe de bénévoles de l'arrivée d'un nouveau bénévole.
  • Présentez-le à l'équipe, offrez-lui une visite des lieux, indiquez l'endroit où il peut laisser ses effets personnels, où il va travailler, etc.

Intégration

L'intégration est un processus à 2 directions, il s'agit non seulement de présenter l'organisme au nouveau bénévole, mais aussi d'intégrer ce dernier aux équipes d'employés et de bénévoles avec lesquelles il devra travailler. L'intégration vise à mettre à l'aise le bénévole, à lui permettre de s'approprier son nouvel environnement et à promouvoir une meilleure compréhension de la mission de l'organisme et de son rôle dans la réalisation de cette mission. Informez le bénévole du fonctionnement du quotidien et de la culture de l'organisme, vous pouvez lui fournir des dépliants, des bulletins d'activités ou un rapport annuel par exemple.

3. Orienter les bénévoles

Cette étape vous permet de :

  • gérer le risque en familiarisant les nouveaux bénévoles avec les concepts de sécurité de leur milieu de travail
  • clarifier les politiques de l'organisme relatives aux bénévoles
  • présenter aux nouveaux bénévoles le personnel et les bénévoles en place et d'autres nouveaux bénévoles
  • répondre aux questions des nouveaux bénévoles
  • donner le ton à l'implication future.

Voici quelques moyens pour orienter les bénévoles :

  • Remettre une description de tâches.
  • Offrir un guide du bénévole.
  • Jumeler le bénévole avec un bénévole expérimenté.
  • Organiser une séance d'information de groupe sur votre organisme et sur le bénévolat.
  • Donner une formation de base liée à la tâche et à la clientèle.
  • Permettre une période d'observation ou d'essai.

Il est important d'employer un vocabulaire compréhensible par tous et d'expliquer le jargon et les acronymes spécifiques à l'organisme.

4. Former les bénévoles

La formation vise à fournir les connaissances (savoir), à développer les habiletés (savoir-faire) et conscientiser les bénévoles sur les attitudes (savoir-être) nécessaires au poste.

La formation permet aux bénévoles :

  • de se sentir outillés et compétents dans leur poste
  • d'obtenir des réponses à leurs questions
  • d'être mobilisés et d'accroître leur dynamisme
  • de reconnaître l'importance de leur contribution et le sérieux de leur intervention
  • de se repositionner quant à leur rôle, leurs tâches et leurs attentes.

La formation permet à l'organisme :

  • de répondre à son obligation de diligence
  • de s'assurer de la qualité des services offerts
  • d'évaluer si le choix des bénévoles est approprié pour l'organisme ou pour le poste
  • de stimuler le sentiment d'appartenance des bénévoles
  • d'offrir une occasion de développement personnel et professionnel aux bénévoles.

Voici des questions importantes liées à l'élaboration d'un programme de formation :

  • À qui s'adressera la formation?
  • Qu'est-ce qui sera enseigné?
  • Comment la formation se déroulera-t-elle (réunion, atelier de formation, projet de groupe, film, jeu de rôle, discussion, exposition, projecteur, feuille de conférence, etc.)?
  • Quand la formation aura-t-elle lieu?
  • Où la formation aura-t-elle lieu?
  • Qui animera la formation?
  • Quelles ressources supplémentaires peuvent être requises?
  • À quelles contraintes faudra-t-il faire face?

Types de formations

  • Formation que vous devez faire (obligatoire) (ex. : normes de salubrité, règlements de santé et de sécurité, confidentialité, etc.)
  • Formation que vous devriez faire (importante) (ex. : information relative à une clientèle spécifique, art oratoire, etc.)
  • Formation que vous pourriez faire (optionnelle) (ex. : conduite d'une réunion, comment dire non, travail d'équipe, etc.)

Il est important d'évaluer vos formations. La formation des bénévoles devrait être continue et s'ajuster à leurs besoins.

5. Superviser les bénévoles

La supervision est un moyen de rester en communication avec les bénévoles, de leur offrir une structure et du soutien, et de s'assurer de leur satisfaction. Il n'est pas question ici de surveillance, de contrôle ou de critique. Il s'agit plutôt d'éduquer, de mobiliser, de soutenir, de guider et d'ajuster.

Quelques suggestions pour une supervision efficace

  • Soutenir le bénévole dans la réalisation des tâches liées à son poste. Le bénévole ne le verra pas comme de la surveillance, mais bien comme une aide. Vous renforcerez ainsi votre relation avec lui.
  • Être une personne-ressource : écouter, interagir, féliciter lorsque c'est mérité, et ajuster les comportements lorsque c'est nécessaire.
  • Informer les bénévoles des attentes au sujet des relations de travail et du code de conduite au moyen de politiques écrites.
  • Ne pas favoriser certains bénévoles par rapport à d'autres.
  • Fournir régulièrement une rétroaction aux bénévoles. Une rétroaction efficace est descriptive plutôt qu'interprétative et évaluative. Elle fait référence à une situation ou à un geste précis. Elle est immédiate et porte sur un comportement modifiable. Elle laisse à l'autre la liberté de modifier ou non son comportement.

6. Suivre les bénévoles

Un organisme devrait effectuer un suivi auprès de ses bénévoles pour :

  • les aider à atteindre leur plein potentiel
  • mieux les intégrer
  • reconnaître leur implication
  • assurer la qualité des services offerts.

Le suivi du travail d'un bénévole doit s'effectuer dès sa première journée, se poursuivre tout au long de son engagement et à la fin d'un projet, d'une activité spéciale ou de l'année.

Le suivi :

  • souligne la valeur de la contribution des bénévoles à la cause
  • inclut les bénévoles dans l'équipe
  • renforce la mission de l'organisme
  • tient compte des commentaires des bénévoles.

7. Reconnaître le travail des bénévoles

  • Présentez les bénévoles à votre équipe et aux bénéficiaires.
  • Préparez les bénévoles à effectuer leurs tâches.
  • Faites un suivi avec les bénévoles.

8. Effectuer un encadrement positif

  • Assurez-vous que le bénévole comprend les tâches qu'il doit accomplir et pourquoi elles sont importantes.
  • Veillez à fournir une rétroaction positive et constructive de façon régulière.
  • Impliquez les bénévoles dans la prise de décisions entourant leur tâche et valorisez leurs suggestions.
  • Appréciez et reconnaissez leur implication.
  • Créez une ambiance de coopération avec les bénévoles, le personnel et les bénéficiaires.
  • Demeurez disponible ou assurez-vous que le bénévole peut contacter une personne-ressource, au besoin.
  • Prévenez les situations problématiques et prévoyez des pistes de solution.
  • Assurez-vous que chaque bénévole se sent utile. Le temps d'un bénévole est précieux.

L'encadrement est le premier pas de votre relation de gestionnaire avec votre équipe bénévole. Un bon encadrement donnera une image positive de votre organisme aux yeux des personnes que vous aurez recrutées en plus de clarifier les rôles et responsabilités de chacun et d'optimiser les actions de l'organisme.

Vidéos

  1. Antonio Drouin (1 min 25 s)
  2. Anne-Marie Chagnon (2 min 18 s)
  3. François Mainguy (1 min 42 s)

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