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Le filtrage des bénévoles en 10 étapes

Le filtrage des bénévoles est une étape incontournable de votre processus de recrutement. Il doit également se faire chaque fois qu'un bénévole souhaite occuper de nouvelles fonctions auprès d'une clientèle vulnérable. Le filtrage vous garantit un jumelage optimal et améliore la qualité et la sécurité des programmes et des services offerts par votre organisme.

Le filtrage des bénévoles est une étape incontournable de votre processus de recrutement. Il doit également se faire chaque fois qu'un bénévole, même bien connu de votre organisme, souhaite occuper de nouvelles fonctions auprès d'une clientèle vulnérable. Le filtrage peut vous éviter de mauvaises surprises, bien qu'il ne puisse être garant de l'avenir. Filtrer vos bénévoles vous garantit surtout un jumelage optimal en plus d'assurer, voire améliorer, la qualité et la sécurité des programmes et des services offerts par votre organisme.

Le filtrage est un processus continu dont le but est de déceler toute personne, bénévole ou employé, susceptible de porter préjudice à la viabilité de votre organisation ou à la sécurité des personnes impliquées dans ses activités. Le filtrage n'offre aucune garantie, mais il contribue à créer un environnement plus sécuritaire et rassurant.

L'obligation de diligence est la base même du filtrage. Ce principe juridique détermine l'obligation des personnes et des organismes à prendre des mesures raisonnables pour assurer la prestation de soins à leurs clients et les protéger selon des normes pertinentes. Il s'agit d'une obligation juridique et morale. L'obligation de diligence est tirée de la common law et soutenue par les instances municipales, provinciales, fédérales et internationales.

L'organisme se doit de protéger :

  • les personnes (bénéficiaires, bénévoles, employés)
  • sa propriété (physique, informatique, intellectuelle)
  • ses revenus (finances, dons, subventions, contrats)
  • sa réputation (confiance du public, crédibilité)
  • la responsabilité civile (négligence, actes criminels).

Processus en 10 étapes pour bien filtrer vos bénévoles

Étape 1 – L'évaluation du risque associé à un poste bénévole

Les niveaux de risque varient d'un poste à l'autre. L'évaluation du risque est d'autant plus importante pour les organismes travaillant auprès de personnes vulnérables comme les enfants, les adolescents, les personnes handicapées et les aînés. Il est donc important d'estimer le risque lié à chacun des postes bénévoles. En plus des bénéficiaires, tout organisme a l'obligation de protéger les bénévoles et les salariés impliqués dans ses activités.

5 questions pour évaluer le degré de risque d'un poste bénévole

  • Est-ce que les clients sont considérés comme des personnes vulnérables?
  • Est-ce que la nature de la relation les place dans une situation de vulnérabilité?
  • Est-ce que la nature de l'activité les place dans une situation de vulnérabilité?
  • Est-ce que le contexte ou l'environnement dans lequel se déroule l'activité les place dans une situation de vulnérabilité?
  • Est-ce que le degré de supervision les place dans une situation de vulnérabilité?

Étape 2 – Description de poste

Les éléments clés liés à la gestion du risque dans la rédaction d'une description de poste sont les suivants :

  • Exigences relatives au poste (connaissance de la clientèle ou de l'approche privilégiée, durée de l'engagement, sexe, âge, etc.).
  • Limites (aucune conduite automobile, aucun contact physique avec les bénéficiaires, etc.).
  • Politiques d'intégration, de formation et de supervision (période de jumelage et de probation, formation d'intervention, contexte de groupe, supervision fréquente, etc.).
  • Vérification des références sociales.
  • Vérification des antécédents judiciaires.

Étape 3 – Recrutement

La planification et les pratiques de recrutement doivent être soigneusement organisées et clairement communiquées. Les stratégies de recrutement doivent refléter :

  • la vision et la mission de l'organisme
  • l'importance de l'inclusion, de l'ouverture et de la transparence
  • les exigences générales relatives au poste
  • les occasions et les avantages
  • le protocole de filtrage relatif au poste.

Étape 4 – Formulaire de demande pour un poste bénévole

Un formulaire de demande normalisé pour un poste bénévole doit être utilisé pour tous les postes bénévoles et les affectations qui :

  • exigent de recueillir de l'information de base pour le traitement de la demande
  • exigent des réponses à des questions directement liées aux exigences du poste
  • respectent la législation en matière de droits de la personne
  • exigent que le candidat fournisse des références et son consentement
  • exigent une permission relative à une vérification policière, au besoin.

Étape 5 – Entrevue

De manière générale, vous cherchez à faire ressortir 4 points principaux :

  • le savoir-être (attitudes)
  • le savoir-faire (habiletés)
  • la compatibilité avec l'organisme
  • la motivation du bénévole.

Il est très important d'adapter l'entrevue en fonction du risque associé au poste bénévole :

  • qui requiert un contact avec une clientèle vulnérable
  • qui comporte un accès aux ressources financières et matérielles de l'organisme
  • qui comporte un accès à de l'information confidentielle
  • qui place le bénévole en situation de confiance ou d'autorité.

Étape 6 – Vérification des références sociales

Les références doivent être vérifiées conformément aux exigences du poste et à la législation pertinente en matière de droits de la personne, de protection de la vie privée et d'accès à l'information. Vous devez avoir l'autorisation écrite du bénévole.

Quelques astuces

  • Nommez-vous et présentez votre organisme.
  • Décrivez le poste et les qualités qu'il exige.
  • Définissez le degré de vulnérabilité des bénéficiaires dans le cas d'un poste à risque.
  • Posez des questions ouvertes et notez les réponses aux questions.
  • Communiquez toujours avec plus d'une référence.

Étape 7 – Vérification des antécédents judicaires

Selon les politiques, les exigences juridiques et le niveau de risque du poste, une vérification policière pourrait être demandée pour évaluer la candidature du bénévole. Par principe d'équité et pour répondre à l'obligation de diligence, le gestionnaire doit s'assurer de respecter les mêmes exigences de filtrage pour un bénévole déjà impliqué dans l'organisme qui souhaite occuper un nouveau poste évalué à risque.

La vérification vise les antécédents judiciaires suivants : acte de violence ou à caractère sexuel, vol, fraude, possession, consommation, trafic de drogues ou de substances illégales, infraction relative à la conduite automobile ou tout autre acte faisant craindre pour la sécurité des personnes vulnérables. Toutes accusations, condamnations ou ordonnances qui subsistent pour une infraction criminelle incompatible avec le poste sont donc évaluées.

Étape 8 – Orientation et formation

L'orientation et la formation peuvent se faire en groupe ou de façon individuelle pour communiquer de l'information et pour continuer d'évaluer le niveau d'aptitude des candidats choisis.

Quelques astuces

L'orientation porte sur :

  • l'histoire, la mission et la vision de l'organisme
  • l'initiation à l'engagement bénévole, aux politiques et aux pratiques de l'organisme
  • les principaux programmes et services.

La formation porte sur :

  • les tâches spécifiques, les compétences requises et les aspects logistiques liés au poste (au début)
  • les mises à jour ou une nouvelle formation (continue).

Étape 9 – Soutien et supervision

Une supervision et un soutien continus sont essentiels pour s'assurer que les affectations demeurent mutuellement avantageuses, pour maintenir ou améliorer la qualité et la sécurité des programmes et des services, et pour réduire les risques et la responsabilité.

Quelques astuces

  • Procédez à des vérifications ponctuelles imprévues.
  • Assurez un suivi continu et informel pour évaluer le bénévole et son niveau d'engagement.
  • Prenez le temps de faire une évaluation formelle.
  • N'hésitez pas à adapter une affectation, à la changer ou à y mettre fin si la sécurité des bénéficiaires est menacée ou si le bénévole se montre insatisfait de son affectation.

Étape 10 – Suivi et communication

Un suivi auprès des bénéficiaires et des membres de leur famille est essentiel à la qualité du jumelage, des programmes et des services et à une saine gestion des responsabilités et des risques.

Quelques astuces

  • Prévoyez des visites régulières pour faire le suivi avec les bénéficiaires.
  • Remettez aux bénévoles et aux bénéficiaires la procédure à suivre et le nom et les coordonnées de la personne à contacter pour obtenir des réponses à leurs questions ou pour faire part de leurs préoccupations.
  • Rédigez un rapport pour chaque incident
  • Documentez toutes les mesures prises pour réagir aux incidents, aux plaintes et à tout autre commentaire.

Pour en savoir plus sur la mobilisation des bénévoles et sur le processus de filtrage, consultez le site de Bénévoles Canada.

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