Comment recruter efficacement vos bénévoles?
Recruter, c'est trouver la bonne personne pour le bon poste au bon moment. Mais surtout, dans le cas des bénévoles, recruter est un processus bidirectionnel : le bénévole doit répondre aux besoins de l'organisme et l'organisme, à ceux du bénévole.
Recruter, c'est trouver la bonne personne pour le bon poste au bon moment. Mais surtout, dans le cas des bénévoles, recruter est un processus bidirectionnel : le bénévole doit répondre aux besoins de l'organisme et l'organisme, à ceux du bénévole.
Pourquoi recruter?
Le plus souvent, vous recrutez pour pourvoir à un poste, pour répondre à des demandes de service ou pour remplir votre mission auprès de votre communauté. Mais vous pourriez également recruter en tout temps pour faire évoluer votre organisme. Par exemple, pour :
- favoriser la répartition du travail entre les membres
- entretenir la vigueur de l'organisme ou de l'activité
- générer des idées nouvelles.
Le recrutement en 6 étapes
- Définir les besoins de l'organisme.
- Rédiger la description des postes.
- Élaborer une stratégie de recrutement.
- Explorer les différentes tactiques de recrutement.
- Préparer un message de recrutement.
- Planifier son recrutement.
1. Définir les besoins de l'organisme
Pour définir les besoins de votre organisme, vous devez :
- explorer vos champs d'activités
- définir des tâches pour chaque champ d'activités
- évaluer le temps requis pour effectuer ces tâches
- déterminer le nombre de bénévoles requis
- nommer les personnes responsables
- évaluer votre capacité d'accueil, soit le temps que vous avez à consacrer à vos bénévoles
- définir les limites de votre organisme.
| Champ d'activités | Tâches à accomplir | Temps requis par semaine | Nombre de bénévoles requis | Personne responsable |
|---|---|---|---|---|
| Animation de groupe |
|
5 heures | 1 bénévole | 1 animatrice |
| Gestion | Appui à la comptabilité | 2 heures | 1 bénévole | 1 technicien en administration |
| Services de première ligne | Transport des denrées vers les centres de distribution | 20 heures | 4 bénévoles | 1 coordonnateur au transport |
2. Rédiger la description des postes
La description de vos postes bénévoles vous permettra de :
- structurer les attentes et les limites
- aider les bénévoles à comprendre leur rôle et leurs tâches
- jeter les bases de l'encadrement et du suivi auprès des bénévoles.
Composantes d'une description de poste
- Titre, affectation et but
- Quel est l'objet de l'affectation du bénévole?
- Quel sera son titre au sein de l'équipe?
- Tâches, activités et responsabilités
- Quelles responsabilités seront confiées au bénévole?
- Quelles tâches devra-t-il assumer?
- Habiletés, compétences et qualités recherchées
- Quelles sont les aptitudes et les qualifications nécessaires?
- Engagement
- Quel est l'engagement minimal demandé?
- À quelle fréquence le bénévole devrait-il accomplir ses tâches?
- Formation
- Comment les bénévoles seront-ils préparés pour le travail?
- Quel type de formation sera offert et quelle en sera la durée?
- Supervision et contact dans l'équipe
- Qui supervisera le bénévole au sein de l'organisme? Comment? À quelle fréquence?
- Lieu
- Où se déroulera l'activité bénévole?
- Avantages
- Quels sont les avantages auxquels peut s'attendre le bénévole?
- Qu'êtes-vous en mesure de lui offrir pour le mobiliser?
3. Élaborer une stratégie de recrutement
Votre stratégie de recrutement se résume en 3 étapes :
- Déterminer le profil du bénévole correspondant au poste à pourvoir en fonction de la description du poste.
- Explorer comment et où vous pouvez recruter ce type de bénévole.
- Planifier votre stratégie de recrutement.
- Décider des tactiques de recrutement à prioriser.
- Déterminer le meilleur moment pour mettre en pratique ces tactiques.
4. Explorer les différentes tactiques de recrutement
Tactique du cercle concentrique (des ambassadeurs)
Cette tactique consiste à solliciter les personnes impliquées ou touchées directement ou indirectement par l'organisme en débutant par celles qui sont les plus près de vous. Il s'agit de solliciter des personnes qui connaissent déjà l'organisme, sa mission ou les gens qui y sont engagés. Le contact direct augmente grandement vos chances de succès.
Tactique diffusion-attraction
Cette tactique se résume en 2 actions : faites-vous connaître et diffusez vos occasions de bénévolat. Le recrutement externe permet de diversifier l'équipe de bénévoles au sein d'un organisme. Il s'agit d'une approche inclusive puisqu'elle permet de joindre différents groupes de personnes.
Quelques exemples de sources de diffusion :
- Organisez une journée portes ouvertes.
- Tenez un kiosque dans un salon du bénévolat ou de l'emploi.
- Faites de la promotion dans les centres d'action bénévole.
- Publiez vos offres dans les journaux de quartier et dans les bulletins de votre organisme ou des organismes partenaires.
- Suscitez une reconnaissance publique, planifiez un événement dans un endroit public.
- Faites parler de vous dans les réseaux sociaux.
- Sollicitez des entrevues à la radio et à la télévision communautaire.
- Diffusez des communiqués de presse pour annoncer vos activités, vos bons coups et vos événements spéciaux.
Tactique du recrutement ciblé
Cette tactique permet de répondre à des besoins spécifiques liés au poste bénévole.
Pour mettre en pratique le recrutement ciblé, il est important :
- de bien définir les postes bénévoles
- de choisir des stratégies de recrutement qui touchent les groupes cibles (évaluez si les moyens privilégiés sont accessibles aux groupes ciblés)
- d'adapter les messages de recrutement selon les groupes cibles.
| Type de besoin | Qui? | Où les solliciter? |
|---|---|---|
| Compétences spécifiques | Compétences ou intérêts particuliers Ex. : informatique, comptabilité, gestion de projets, animation, design Web, graphisme, traduction, relation d'aide, etc. |
|
| Disponibilités | Lors de moments précis (jour, soir, fin de semaine, période de l'année) Ex. : retraités, familles, jeunes, personnes en recherche d'emploi, personnes avec handicap intellectuel ou physique, etc. |
|
| Bénévolat de groupe | Familles, écoles, entreprises, immigrants, etc. |
|
5. Préparer un message de recrutement
Un message de recrutement clair et concis attire non seulement plus de bénévoles, mais aussi des bénévoles ayant un profil qui convient davantage à vos besoins. Les éléments suggérés ci-dessous doivent être adaptés à votre source de diffusion.
Motivation
Traduisez votre mission en termes concrets et par des objectifs à court terme.
Tâches
Ne soyez pas mystérieux! Créez un message de recrutement attirant pour les personnes intéressées aux tâches en question.
But
Décrivez votre cause, votre clientèle et l'événement ou le projet spécifique pour lequel vous cherchez un bénévole.
Durée
Clarifiez les attentes d'engagement de l'organisme et du bénévole.
Lieu
Soyez spécifique sur l'endroit où l'activité bénévole aura lieu (local de l'organisme, chez les clients ou les bénéficiaires, à distance, etc.)
Reconnaissance
Décrivez ce que vos bénévoles retireront de leur engagement dans votre organisme. Ne présentez pas seulement les bons sentiments, mais aussi les avantages concrets.
Formation offerte
Rassurez les bénévoles potentiels en leur indiquant que vous êtes en mesure de leur fournir les ressources et les connaissances nécessaires pour qu'ils accomplissent leurs tâches.
Qualifications et préalables
Énoncez clairement les prérequis (avoir un permis de conduire, de l'expérience dans un domaine spécifique, etc.).
Comment postuler
Indiquez de quelle façon les candidats intéressés peuvent poser leur candidature. Au besoin, mentionnez le nom et les coordonnées de la personne responsable du recrutement.
Site Web
Les bénévoles peuvent y retrouver de l'information sur votre organisme.
6. Planifier son recrutement
Pour réaliser cette étape, nous vous encourageons à élaborer un calendrier de recrutement en fonction :
- des activités régulières de votre organisme
- des événements spéciaux de votre organisme
- des meilleurs et des pires moments pour joindre votre groupe cible
- de la séquence à privilégier pour mettre en action les tactiques de recrutement que vous avez choisies.
Le recrutement des bénévoles peut sembler une démarche fastidieuse. Les étapes qu'elle impose nécessitent en effet quelques bonnes heures de réflexion et de travail. Mais un recrutement bien mené conduit habituellement à de bons candidats. Sachant qu'il est déjà difficile de recruter des bénévoles, mettez toutes les chances de votre côté pour faire de cette démarche un succès.