FAQ – Produits et services financiers – Entreprises – Règle H1 sur les débits préautorisés (DPA)

Avant d'offrir les débits préautorisés (DPA) comme méthode de paiement à vos clients, vous devez signer la Convention d'adhésion (appelée Lettre d'engagement du bénéficiaire dans la Règle H1) avec la caisse Desjardins qui traitera les DPA en votre nom. Dans cette convention, vous vous engagez à respecter les termes de la Règle H1 et des autres règles de Paiements Canada telles qu'elles s'appliquent aux débits préautorisés.

Avant d'enclencher un débit préautorisé, vous devez obtenir l'autorisation du détenteur du compte (le payeur) en utilisant un formulaire ou un procédé qui a été validé par le service AccèsD Affaires de Desjardins. Cette autorisation est appelée Accord de DPA du payeur dans la Règle H1.

Pour obtenir un modèle d'Accord de DPA du payeur qui respecte les exigences énoncées dans la Règle H1. (Tout écart par rapport à ce modèle doit être validé par le service AccèsD Affaires.)

Pour établir des Accords de DPA du payeur par un processus électronique (Internet ou téléphone), vous devez également soumettre à l'examen et à la validation du service AccèsD Affaires les formulaires électroniques et/ou les détails du processus proposé, y compris le processus de vérification de l'identité du payeur, avant de les mettre en œuvre.

Vous devez vous assurer que tout Accord de DPA du payeur contient les exigences stipulées dans l'annexe II de la Règle H1.

Pour obtenir des modèles d'Accord de DPA du payeur. Le service AccèsD Affaires peut également vous fournir ces modèles.

Les exigences comprennent :

• la date et la signature de l'Accord
• un énoncé donnant à l'entreprise ou à l'organisme l'autorisation de débiter le compte spécifié
• le montant et la périodicité du DPA; si le montant ou la périodicité est variable, l'Accord de DPA doit l'indiquer et d'autres exigences s'appliquent (voir les sections 14, 15 et 16 de la Règle H1 pour les détails)
• la catégorie de DPA (personnel ou d'entreprise)
• un énoncé indiquant que le payeur peut annuler l'Accord de DPA; la méthode d'annulation devrait être clairement définie dans l'Accord de DPA du payeur (le délai requis pour demander l'annulation du DPA ne peut dépasser 30 jours et devrait être plus court dans la plupart des cas)
• un énoncé informant les payeurs qu'ils peuvent obtenir un spécimen d'avis d'annulation de DPA ou d'autres renseignements sur leur droit d'annuler un Accord de DPA en s'adressant à leur institution financière ou en visitant le site de Paiements Canada
• les coordonnées de l'entreprise émettrice que le payeur peut utiliser pour poser des questions, obtenir de l'information ou présenter un recours en cas d'erreur ou de DPA non autorisé
• un énoncé type au sujet des recours dont dispose le payeur

D'autres exigences s'appliquent pour les DPA variables, les DPA sporadiques et dans les cas où l'entreprise demande l'accord du payeur pour abréger la période standard de préavis, ou y renoncer, dans certaines circonstances.

Des exigences de préavis s'appliquent lorsque le nom d'une entreprise change ou lorsqu'une entreprise souhaite transférer ou assigner un DPA à une autre entité.

Les entreprises doivent agir sur les Avis de changement qu'ils reçoivent de leur institution financière. Les institutions financières traitantes envoient ces avis pour informer les entreprises d'un changement apporté au numéro de compte ou de transit d'un payeur.

Si vous réémettez un DPA qui a été retourné pour « provisions insuffisantes », il doit être exactement du même montant que celui de la transaction initiale.

Le défaut de remettre la confirmation écrite d'un DPA électronique ou de respecter la période prévue pour l'envoi de la confirmation avant le premier DPA, a été ajouté au nombre des raisons pour lesquelles le payeur peut contester un DPA. Les autres raisons pour lesquelles un payeur pourrait soumettre une demande de remboursement et les délais demeurent les mêmes.

Vous devez utiliser un processus « commercialement raisonnable » pour faire confirmer l'identité du payeur lorsqu'il établit un Accord de DPA du payeur par un moyen électronique (Internet ou téléphone). On trouve des indications utiles à ce sujet dans la définition de « commercialement raisonnable » au paragraphe 5e de la Règle H1.

Vous devez soumettre ce processus et les formulaires que vous entendez utiliser pour établir les Accords électroniques de DPA du payeur au service AccèsD Affaires avant de les mettre en œuvre. Le service AccèsD Affaires confirmera s'ils sont satisfaisants et s'ils répondent aux exigences de la Règle H1. Les formulaires et/ou processus électroniques utilisés pour l'Accord de DPA du payeur doivent comprendre tous les éléments obligatoires de la Règle H1.

Le numéro de compte dans lequel le DPA est effectué est un élément obligatoire de l'Accord du payeur. Si le numéro de compte change, vous devez avoir l'autorisation du payeur pour effectuer ce changement à l'Accord. Cette autorisation peut être obtenue soit en établissant un nouvel Accord du payeur ou en obtenant des directives de la part du payeur. Comme ces directives sont un changement à l'Accord de DPA d'origine, vous devez en conserver une copie avec l'Accord de DPA d'origine.

Les changements au numéro de compte peuvent aussi vous être communiqués par un Avis de changement. Vous devez effectuer les changements lors de la réception de ce type d'avis; aucune autre autorisation n'est requise.

La définition d'intervalle fixe englobe les DPA qui sont déclenchés par des événements (atteinte d'un certain solde, d'une certaine condition, etc.) ou une mesure énoncée dans l'Accord de DPA du payeur.

Les frais pour un nouveau service peuvent être ajoutés à un Accord de DPA existant pourvu que cet Accord permette les DPA à montant variable. Les exigences liées au préavis et à la piste de vérification doivent être respectées. Autrement, il faudrait établir un nouvel Accord de DPA du payeur.

Le payeur doit recevoir un avis écrit de tout changement 10 jours civils avant le prochain DPA.

Si votre Accord de DPA du payeur prévoit explicitement la possibilité d'un changement de montant à la suite d'une intervention directe de la part du payeur (ex. : une instruction téléphonique), il n'est pas nécessaire d'envoyer un préavis.

Si vous et le payeur convenez mutuellement de réduire le délai d'envoi du préavis ou que l'Accord de DPA du payeur mentionne clairement (gras ou souligné) une renonciation de préavis, il est possible de changer cette disposition.

Si le montant est modifié à cause d'une réduction d'un taux de taxation, aucun avis n'est nécessaire.

Si un DPA est retourné en raison d'insuffisance de fonds, vous pouvez le réémettre seulement 1 fois, et il faut le faire dans les 30 jours suivant la date de transaction initiale. Si vous réémettez le DPA, il doit être exactement du même montant que la transaction initiale. Il n'est pas possible d'ajouter des pénalités ou des frais supplémentaires.

Oui, il est acceptable de masquer partiellement ou de tronquer les numéros de compte. L'idéal est de fournir suffisamment de renseignements pour que le payeur comprenne les détails du DPA et de s'assurer que le numéro de compte est suffisamment masqué pour assurer la confidentialité.

La Règle H1 stipule que le payeur doit connaître le nom du fournisseur qui effectue le DPA dans son compte (le payeur doit reconnaître le nom qui apparaît sur son relevé de compte). L'Accord de DPA du payeur doit comprendre un énoncé précisant qu'un tiers administrera le DPA et indiquant le nom du dit administrateur.

La Règle H1 stipule que la période maximale de préavis que vous pouvez imposer dans l'Accord de DPA du payeur est de 30 jours civils. Cette période de préavis devrait être fondée sur des contraintes opérationnelles et devrait être de moins de 30 jours civils dans la plupart des cas. En pratique, vous pouvez spécifier la période de préavis en jours ouvrables (ex. : 5 jours ouvrables), en autant que cette période soit inférieure à 30 jours civils. Voir l'article 27 de la Règle H1.

L'annulation de l'Accord de DPA ne change rien aux obligations qui existent entre un payeur et une entreprise en vertu d'un contrat plus vaste pour des biens ou services. Par exemple, le payeur qui a signé un bail d'un an et a convenu au départ d'effectuer des paiements mensuels par DPA peut annuler l'Accord de DPA n'importe quand, mais il doit prendre des dispositions avec l'entreprise afin d'utiliser une autre forme de paiement.

Source : Paiements Canada

Pour en savoir plus

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