FAQ – Produits et services financiers – Entreprises – Règle H1 sur les débits préautorisés (DPA)

Avant d'offrir les débits préautorisés (DPA) comme méthode de paiement à vos clients, vous devez signer la Convention d'adhésion (appelée Lettre d'engagement du bénéficiaire dans la Règle H1 (PDF, 447 ko) - Lien externe au site.) avec la caisse Desjardins qui traitera les DPA en votre nom. Dans cette convention, vous vous engagez à respecter les termes de la Règle H1 et d'autres règles de Paiements Canada telles qu'elles s'appliquent aux débits préautorisés.

Avant d'enclencher un débit préautorisé, vous devez obtenir l'autorisation du détenteur du compte (le payeur) en utilisant un formulaire ou un procédé qui a été validé par Les Services AccèsD Affaires de Desjardins. Cette autorisation est appelée Accord de DPA du payeur dans la Règle H1.

Pour obtenir un modèle d'Accord de DPA du payeur qui respecte les exigences énoncées dans la Règle H1 - Lien externe au site.. (Tout écart par rapport à ce modèle doit être validé par Les Services AccèsD Affaires.)

Pour établir des Accords de DPA du payeur, il est possible de procéder par différents processus tels que via signature papier en personne, électronique (Internet) ou téléphone. Vous devez soumettre à l'examen et à la validation des Services AccèsD Affaires les formulaires d’accord de DPA et les détails du processus que vous désirez utiliser, y compris le processus de vérification de l'identité du payeur, avant de les mettre en œuvre.

Vous devez vous assurer que tout Accord de DPA du payeur contient les éléments obligatoires stipulés dans l'annexe II de la Règle H1 (PDF, 447 ko) - Lien externe au site..

Pour obtenir des modèles d'Accord de DPA du payeur. Les Service AccèsD Affaires peuvent également vous fournir ces modèles.

Éléments obligatoires :

• La date et la signature de l'Accord
• Un énoncé donnant à l'entreprise ou à l'organisme l'autorisation de débiter le compte spécifié
• Le montant, la périodicité du DPA et l’événement; si le montant ou la périodicité est variable, l'Accord de DPA doit l'indiquer et d'autres exigences s'appliquent (voir la partie IV de la Règle H1 pour les détails)
• La catégorie de DPA (personnel ou d'entreprise)
• Un énoncé indiquant que le payeur peut annuler l'Accord de DPA; la méthode d'annulation devrait être clairement définie dans l'Accord de DPA du payeur (le délai requis pour demander l'annulation du DPA ne peut dépasser 30 jours et devrait être plus court dans la plupart des cas)
• Un énoncé informant les payeurs qu'ils peuvent obtenir un spécimen d'avis d'annulation de DPA ou d'autres renseignements sur leur droit d'annuler un Accord de DPA en s'adressant à leur institution financière ou en visitant le site de Paiements Canada
• Les coordonnées de l'entreprise émettrice que le payeur peut utiliser pour poser des questions, obtenir de l'information ou présenter un recours en cas d'erreur ou de DPA non autorisé
• Un énoncé type au sujet des recours dont dispose le payeur

Éléments obligatoires selon les circonstances :

• Traitement des débits par un tiers; votre entreprise utilise un fournisseur pour le traitement des débits autorisés? Il faudra que l’Accord DPA précise le nom du fournisseur à titre de bénéficiaire et qu’il agisse pour le nom d’un tiers qui est le réel bénéficiaire. Cela permettra à vos payeurs de reconnaître la transaction portée à leur compte.
• Accord DPA pour un débit ponctuel : Les accords de DPA ponctuels prennent fin automatiquement une fois le paiement effectué, et toute transaction de DPA subséquente nécessite un nouvel accord.

D'autres exigences s'appliquent pour les DPA, entre autres dans les cas où l'entreprise demande l'accord du payeur pour abréger la période standard de préavis, ou y renoncer, dans certaines circonstances.

Des exigences de préavis s'appliquent lorsque le nom d'une entreprise change ou lorsqu'une entreprise souhaite transférer ou assigner un DPA à une autre entité.

Les entreprises doivent agir sur les Avis de changement qu'ils reçoivent de leur institution financière. Les institutions financières traitantes envoient ces avis pour informer les entreprises d'un changement apporté au numéro de compte ou de transit d'un payeur.

Si vous réémettez un DPA qui a été retourné pour « provisions insuffisantes », il doit être exactement du même montant que celui de la transaction initiale.

Le défaut de remettre la confirmation écrite d'un DPA ou de respecter la période prévue pour l'envoi de la confirmation avant le premier DPA, a été ajouté au nombre des raisons pour lesquelles le payeur peut contester un DPA. Les autres raisons pour lesquelles un payeur pourrait soumettre une demande de remboursement et les délais demeurent les mêmes.

Vous devez utiliser un processus « commercialement raisonnable » pour faire confirmer l'identité du payeur lorsqu'il établit un Accord de DPA du payeur. On trouve des indications utiles à ce sujet dans la définition de « commercialement raisonnable » au paragraphe 5e de la Règle H1.

Vous devez soumettre ce processus et les formulaires que vous entendez utiliser pour établir les Accords de DPA du payeur aux Services AccèsD Affaires avant de les mettre en œuvre. Les Services AccèsD Affaires confirmeront s'ils sont satisfaisants et s'ils répondent aux exigences de la Règle H1. Les formulaires et/ou processus utilisés pour l'Accord de DPA du payeur doivent comprendre tous les éléments obligatoires de la Règle H1.

Le numéro de compte dans lequel le DPA est effectué est un élément obligatoire de l'Accord du payeur. Si le numéro de compte change, vous devez avoir l'autorisation du payeur pour effectuer ce changement à l'Accord. Cette autorisation peut être obtenue soit en établissant un nouvel Accord du payeur ou en obtenant des directives de la part du payeur. Comme ces directives sont un changement à l'Accord de DPA d'origine, vous devez en conserver une copie avec l'Accord de DPA d'origine.

Les changements au numéro de compte peuvent aussi vous être communiqués par un Avis de changement. Vous devez effectuer les changements lors de la réception de ce type d'avis; aucune autre autorisation n'est requise.

La définition d'intervalle fixe englobe les DPA qui sont déclenchés par des événements (atteinte d'un certain solde, d'une certaine condition, etc.) ou une mesure énoncée dans l'Accord de DPA du payeur.

Les frais pour un nouveau service peuvent être ajoutés à un Accord de DPA existant pourvu que cet Accord permette les DPA à montant variable. Les exigences liées au préavis et à la piste de vérification doivent être respectées. Autrement, il faudrait établir un nouvel Accord de DPA du payeur.

Le payeur doit recevoir un avis écrit de tout changement 10 jours civils avant le prochain DPA.

Si votre Accord de DPA du payeur prévoit explicitement la possibilité d'un changement de montant à la suite d'une intervention directe de la part du payeur (ex. : une instruction téléphonique), il n'est pas nécessaire d'envoyer un préavis.

Si un DPA est retourné en raison d'insuffisance de fonds, vous pouvez le réémettre seulement 1 fois, et il faut le faire dans les 30 jours suivant la date de transaction initiale. Si vous réémettez le DPA, il doit être exactement du même montant que la transaction initiale. Il n'est pas possible d'ajouter des pénalités ou des frais supplémentaires.

Oui, il est acceptable de masquer partiellement ou de tronquer les numéros de compte. L'idéal est de fournir suffisamment de renseignements pour que le payeur comprenne les détails du DPA et de s'assurer que le numéro de compte est suffisamment masqué pour assurer la confidentialité.

La Règle H1 stipule que le payeur doit connaître le nom du fournisseur qui effectue le DPA dans son compte (le payeur doit reconnaître le nom qui apparaît sur son relevé de compte). L'Accord de DPA du payeur doit comprendre un énoncé décrivant l’entente entre le bénéficiaire et l’entité qui fournit des biens et services au payeur et précisant qu'un tiers administrera le DPA et indiquant le nom du dit administrateur.

La Règle H1 stipule que la période maximale de préavis que vous pouvez imposer dans l'Accord de DPA du payeur est de 30 jours civils. Cette période de préavis devrait être fondée sur des contraintes opérationnelles et devrait être de moins de 30 jours civils dans la plupart des cas. En pratique, vous pouvez spécifier la période de préavis en jours ouvrables (ex. : 5 jours ouvrables), pourvu que cette période soit inférieure à 30 jours civils. Voir l'article 17 de la Règle H1.

L'annulation de l'Accord de DPA ne change rien aux obligations qui existent entre un payeur et une entreprise en vertu d'un contrat plus vaste pour des biens ou services. Par exemple, le payeur qui a signé un bail d'un an et a convenu au départ d'effectuer des paiements mensuels par DPA peut annuler l'Accord de DPA n'importe quand, mais il doit prendre des dispositions avec l'entreprise afin d'utiliser une autre forme de paiement.

Source : Paiements Canada

Pour en savoir plus

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